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ACTIVIDAD BLOG SEMANA DEL 13 AL 17 DE SEPTIEMBRE

Para el sábado todos deben entregar los talleres de tramitar pendientes. Recuerden, son el taller 1,3 y 5 y la actividad propuesta el sábado hace 15 días. El taller 4 debe estar en su blog.

Responda además:

1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)
2.Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?
3. En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.
4. ¿Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?

¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)
La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen oportunamente a su destino; utilizando mensajero interno, Fax, correo electrónico y servicios de correo y mensajería externa autorizados por la empresa. Con el fin de realizar esta actividad en forma eficiente el responsable de la Unidad de Correspondencia, cuando numere, registre y clasifique las comunicaciones y los demás documentos, los ubicará en un casillero identificado con cada una de las dependencias de la Entidad y una para el medio externo; en donde reposarán los documentos hasta la hora de los recorridos.

Entrega personal
Se refiere a la entrega de comunicaciones que directamente al destinatario desea hacer la dependencia.

• En el evento en que las dependencias ubicadas en la Sede principal generen correspondencia y su entrega sea directamente al destinatario, deberán solicitar previamente la radicación del documento en la oficina de Archivo y Correspondencia.

Mensajero externo

• Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser enviadas fuera de la entidad.

• Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero Externo, con fecha y hora de ejecución de cada trámite y enviarla a la Dirección de Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecución satisfactoria de la misma.

• Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo, en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir

Mensajero interno

• Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias

• Se imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el recorrido y se registra en la misma el nombre claro del usuario en señal de recibido.

• El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de salida y la hora de llegada.

• El mensajero será el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean entregadas por los mensajeros

Transmisión de fax
• La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
• El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisión de Fax diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.

• El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la información correspondiente al envío del fax.

• Al llegar en el recorrido la tirita de confirmación del envío del fax, el usuario debe firmar en la planilla del recorrido la recepción del mismo.

• Cuando se requiera enviar una comunicación únicamente por vía fax, las dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.

Correo certificado
• La dependencia que necesite enviar comunicaciones, paquetes o cajas por correo certificado, debe enviar en una hoja en Excel el listado de los mismos (nombre del destinatario, dirección del envío, ciudad y teléfono), vía correo electrónico, a la Dirección de Archivo y Correspondencia (para casos que superen los treinta (30) sobres).

• Todas las comunicaciones, paquetes o cajas deben ir debidamente marcados con los datos del remitente y destinatario (nombre, dirección, ciudad y teléfono).

• Cuando el envío es personal y contiene dinero o cheque, debe diligenciar el formato Entrega de Dinero

• En el momento en que la Dirección de Archivo y Correspondencia decida enviar comunicaciones o documentos por medio de correo certificado, elegirá la empresa autorizada por la Institución.

• En el evento en que se realice un envío por correo certificado, la Dirección de Archivo y Correspondencia deberá comunicar el valor del mismo a la dependencia solicitante, para que ésta a su vez de la aprobación para realizar el envío por este medio.

• Archivo y Correspondencia deberá entregar una orden de trabajo (talonario entregado por la empresa de correo) a la empresa de correo certificado, en donde se adjunte la relación y los documentos a enviar. Además, se debe especificar la cantidad y destino de los mismos (urbano, nacional o internacional).

• La empresa de correo debe entregar a la Dirección de Archivo y Correspondencia un informe de las diligencias realizadas con las pruebas de entrega correspondientes, igualmente, debe entregar un informe de las diligencias que no fueron efectuadas.

Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Qué actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?

v Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

v Control de devoluciones.

v Organización mensajería externa.

v Registro de control de envío de documentos.

v Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de m Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

v Control y firma de guías y planillas de entrega.. Control del cumplimiento de requisitos del documento.

v Métodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.

v Mensajería contratada por la dependencia.

En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos

¿Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?.

. Distribución de documentos internos

1. Identificación de dependencias.
2. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
3. Registro de control de entrega de documentos internos.

. Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

1. Clasificación de las comunicaciones.
2. Organización de documentos en buzones o casilleros.
3. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
4. Reasignación de documentos mal direccionados.
5. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

ELABORACION DE TALLERES

El día 12 de septimbre en la clase de la instructora Liliana realizamos el taller numero 5 y la recopilacion de todos los talleres,y dando nuestro punto de vista.

ELABORACION DE TALLERES

profe Liliana perdón pero no me quizo pegar el mapa conceptual que hice.

PRODUCIR Y TRANSCRIBIR DOCUMENTOS

Taller 4

1. INVESTIGUE TODO SOBRE LAS NORMAS LEGALES PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública .Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060-2001: ARTÍCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

ACUERDO AGN 060 DE 2001: Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas

CIRCULAR 0103-044 Estructuración del Centro de Documentación e Información, Sistemas Centralizados y Automático de Trámites.

CIRCULAR No. 75 Cumplimiento de normas sobre el envío de correspondencia por intermedio de la Administración Postal Nacional.

DECRETO 2622 DEL 29 de noviembre 1994, reglamenta el servicio postal.

DECRETO 229 DEL 1 de febrero de 1995 reglamenta el servicio postal.

2. NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

NTC 3369 Elaboración de sobres comerciales: Esta norma, nos da las pautas que se deben tener en cuenta a la hora de realizarlos, y la forma en que va distribuido forma parte de la una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.

NTC 3393: Elaboración de carta Administrativas
Es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar una comunicación escrita, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados. Esta nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente.

NTC 3397 Elaboración de memorandos: Esta norma nos indica la forma correcta en que se elabora un memorando , es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.

NTC 3394 Elaboración de actas administrativas: Esta norma nos permite conocer la realización de un actas ya que es de suma importancia en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.

NTC 3588 Elaboración de informes administrativos: Esta norma nos permite como se hace un informe, y es importante dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.

NTC 4228 Elaboración de hoja de vida: Esta norma nos permite conocer como y que debemos tener en cuenta a la hora de realizar una hoja de vida, es importante para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor


.NTC 4176 Elaboración de certificados y constancias: esta norma nos permite identificar cada una de esta y que se utiliza en debidos casos si es un certificado o una constancia , es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial.

2. MAPA CONCEPTUAL

3. INVESTIGUE TODOS LOS ELEMENTOS Y ÚTILES NECESARIOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

4. ganchos legajador

5. plástico,

6. ganchos de cosedora,

7. resaltadores

8. ,tijeras,

9. lapiceros,

10. a-z tamaño oficio,

11. cosedora

12. archivadores de fuelle de cartón

13. sellos,

14. perforadora,

15. sobres de manila,

16. CD ,

17. sobres blancos

18. , huellero,

19. cajonera,

20. computador,

21. impresoras

22. scanner , fax, teléfono, fotocopiadora